Il commercio è matematica e la gestione inventario e magazzino è vitale per qualsiasi attività di e-commerce. Puoi avere le migliori campagne pubblicitarie, i migliori contenuti, campagne social e mail marketing, ma se non sai gestire l’inventario delle merci, perdi vendite e clienti oppure investi in merci che non vendono.
Devi avere una strategia di gestione dell’inventario per ottimizzare vendite e profitti.
Cosa significa la gestione inventario.
Se non hai un buon sistema di gestione dell’inventario, sei in balia dell’errore umano e perderai tempo e denaro controllando sempre a mano il tuo magazzino.
Gestire l’inventario significa anche essere certi di non esaurire velocemente le tue scorte oppure ordinare troppa merce. La gestione dell’inventario deve metterti nella condizione di lavorare per il profitto, non di aumentare i costi di gestione e le perdite.
Perché è importante la gestione inventario.
La gestione dell’inventario non si limita solo ai prodotti in vendita. La gestione dell’inventario interessa anche il denaro, la manodopera e i beni della tua azienda. Infatti, le operazioni di bilancio – le operazioni che verificano la salute della tua impresa – riguardano molti aspetti, oltre alle merci in entrata e in uscita.
Sono ancora troppo poche le imprese che vendono online che non tengono traccia del loro inventario, quando non usano processi manuali senza controllo di gestione del magazzino.
A cosa serve la gestione inventario.
1 – Aiuta a monitorare e supervisiona i numeri sui tuoi prodotti.
I prodotti sono il centro della tua attività di vendita. Se non segui i i tuoi prodotti, farai fallire la tua azienda. I sistemi di gestione dell’inventario offrono una corretta supervisione delle scorte.
2 – Previene l’invecchiamento delle scorte.
Quanti sono i venditori che calcolano “i giorni di giacenza media” e l’inventario medio disponibile basato sulle vendite medie giornaliere?
E quanti verificano questo indicatore secondo un periodo trimestrale e annuale?
Se investi di più nel tuo inventario quando hai un surplus di inventario sugli scaffali, alla fine perderai denaro. Devi mantenere il surplus e abbassare gli sprechi, garantendo al tempo stesso che lo stoccaggio e il rifornimento siano gestiti con efficienza.
3 – Garantisce la disponibilità dei prodotti.
Se supervisioni il tuo inventario, sai come si muove per non perdere vendite o per non dare una pessima esperienza che allontana anche il cliente. I sistemi di gestione delle scorte tengono conto delle scorte di riserva, quelle che si utilizzano per soddisfare le esigenze dei clienti, in attesa che arrivino i rifornimenti programmati.
Quali sono le funzioni di gestione dell’inventario.
Fidelizzare i clienti.
Conservare i clienti è il primo passo per la fidelizzazione. Se hai sempre scorte per i clienti, come sperano che tu abbia, eviti di mandarli a comprare altrove quando non potranno acquistare il prodotto da te.
Migliorare la precisione delle spedizioni.
Spedire qualche oggetto in meno, spedire oggetti errati, spedire oggetti in più, sono possibilità che si verificano con una normale frequenza.
Se verifichi le informazioni in ogni fase del processo di acquisto e vendita, migliori l’accuratezza della spedizione e della consegna e riduci gli errori.
Aumentare la flessibilità.
Errori di magazzino, ritardi nel rifornimento delle scorte, merci in arrivo danneggiate, spedizioni errate, sono tutti eventi possibili a cui occorre reagire con flessibilità. Un controllo dell’inventario ti aiuta a valutare l’impatto che questi problemi possono avere sulla previsione delle vendite e ti consente di reagire.
Tutte le attività commerciali sperimentano in continuazione come l’inventario si muova e si sposti a seconda degli eventi previsti e imprevisti.
Compensare velocemente lo smarrimento delle merci e le spedizioni errate, si può fare in anticipo quando hai una piena visibilità di ogni processo.
Gestire l’inventario in un mondo multicanale e omnicanale.
Il cliente è al centro della ricerca, decide dove e quando ordinare o comprare direttamente. Le aziende che hanno più canali di vendita, devono riunirli in un sistema facilmente gestibile che consenta la visibilità dell’inventario sui diversi canali.
Quando un cliente desidera un articolo esaurito nel tuo negozio, se l’inventario fosse visibile su più canali, lo si può trovare in un altro negozio o si vende con un ordine online tramite l’ e-commerce che sarà soddisfatto dal magazzino: il cliente compra sempre il prodotto che desidera.
E con clienti che vogliono venditori impegnati per offrire un’esperienza senza soluzione di continuità, non sono possibili altre scorciatoie.
Per gestire vendite online (ecommerce, marketplace, social commerce) vendite in store e vendita diretta, non solo devi disporre di scorte sufficienti nel tuo negozio e nei magazzini di evasione ordini per tenere il passo con il potenziale aumento della domanda, ma devi anche anticipare la necessità di più scorte se cresce l’ interesse dei consumatori per un certo prodotto.
Se i parametri di vendita indicano un elevato interesse da parte del consumatore, è possibile effettuare un ordine superiore per lo stock o prepararsi a effettuare ordini dal fornitore più frequentemente per mantenere le vendite.
Aspetti chiave di un sistema di gestione dell’inventario
Per assicurarsi che la gestione dell’inventario sia efficace, ci sono alcune cose chiave che devi tenere a mente.
Il primo è come prevedere la domanda e le esigenze dei clienti. Questo non è un passo facile, ma è necessario prevedere la domanda futura nel modo più accurato possibile osservando i risultati delle precedenti tattiche di vendita, i registri di inventario e le vendite effettive.
Cosa ti dice questo sulla domanda futura? Aumenterà o diminuirà? C’è una stagione particolare in cui vendi più o meno del solito? Questo determinerà il tuo approccio per lo stock di ordini.
In seguito, categorizza il tuo inventario, se vuoi avere il magazzino più efficiente. Suddividi il tuo inventario in tre categorie:
- Articoli che vendono di più
- Articoli che vendono ad un ritmo modesto
- Articoli che richiedono un po ‘di tempo per girare
Quindi, scegli un metodo o una tecnica che funziona meglio per te. Ad esempio, è una buona idea implementare scorte di sicurezza se l’incertezza della domanda è una tua grande preoccupazione. Se questo approccio non funziona, puoi anche utilizzare livelli minimi di scorte o una soglia minima di inventario, per sapere che devi sostituire le scorte quando viene raggiunta questa soglia.
Decidi poi come monitorare l’inventario in uscita e in entrata. Se il tuo budget è limitato e hai tempo, puoi tenere sotto controllo tutto quello che si sposta e si lavora tramite un foglio di calcolo o anche pezzi di carta. Tuttavia, se questo richiederà troppo tempo, ci sono opzioni software per automatizzare il processo.
Ostacoli comuni da affrontare nel sistema di gestione inventario
Qui trovi un elenco degli ostacoli che possono causare frizioni nel tuo approccio alla gestione dell’inventario.
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Chi prende il controllo?
Chi prenderà le tue grandi decisioni di inventario?
Quante persone sono coinvolte in queste decisioni?
Devi definire la struttura e l’autorità per chi controlla l’inventario, devi tracciare la responsabilità ed evitare la confusione lungo la strada. -
Come si gestiscono spazi e persone?
Devi gestire con cura il tuo spazio e il tuo personale per tenere traccia del tuo magazzino.Devi prevedere procedure operative adeguate in modo che tutti stiano lavorando sugli stessi obiettivi. -
Come tieni il passo con la domanda?
Se fai più vendite e ti mancano i prodotti, ti impegni a vendere in eccesso, che è dannoso per i profitti e l’esperienza del cliente.
Come conciliare gli articoli ipervenduti per i clienti?
Quando effettui una vendita eccessiva, devi ordinare rapidamente inventario aggiuntivo, che forse non è la cosa più conveniente. Ma devi anche decidere come affronterai questo problema con il cliente. -
Cosa fai quando esaurisci le scorte?
A differenza dell’eccesso di vendite, esaurire le scorte non è così dannoso ma può avere conseguenze simili. Se il tuo prodotto è esaurito per troppo tempo, i tuoi clienti preferiranno acquistare da qualcuno diverso da te, con il rischio che non tornino più.
Con quale rapidità riempirai le scorte che si esauriscono inaspettatamente?
La gestione dell’inventario non è facile. Richiede molto tempo, può essere complessa e sorgono problemi.
Lo sai quanto costa la gestione del tuo inventario per ogni euro di vendita?
Quando lo scoprirai, capirai anche che devi andare oltre un efficace sistema di gestione dell’inventario.
Opzioni e Analisi dei dati.
Un buon sistema di analisi migliora la gestione dell’inventario offrendo ampi dati che possono aiutare la tua strategia aziendale complessiva .
Con il software di gestione dell’inventario, dovresti avere una varietà di opzioni di analisi e report disponibili per aiutarti a vedere come funzionano certi prodotti in tutti i tuoi magazzini, tra essi la logistica interna, la logistica di terze parti (3PL) e la logistica di Amazon (FBA ).
Le analisi dovrebbero comprendere dati come:
- L’età del prodotto.
- La velocità di vendita.
- La quantità di inventario.
- Le prestazioni.
Con questi dati in un unico posto, puoi identificare nuove opportunità per ridurre le passività di inventario. Una corretta analisi offre una visione chiara del comportamento di acquisto, delle prestazioni di vendita e di inventario per arrivare a una buona ottimizzazione aziendale.
Integrazioni di gestione dell’inventario.
Per sapere cosa hai nel tuo magazzino e dove si trova il tuo magazzino, la tua gestione dell’inventario deve essere integrata con i tuoi sistemi di backend. Ciò fornisce un vantaggio competitivo, consentendo alla tua azienda di ridurre al minimo i costi di manodopera, ottimizzala gestione dell’inventario, pianifica in modo efficace ed evita errori di immissione dei dati.
Un buon software di gestione dell’inventario può essere integrato con:
- Le diverse applicazioni di vendita.
- I Marketplaces.
- I fornitori di spedizioni.
- I carrelli della spesa che stanno fuori dall’ecommerce, compresa la vendita diretta.
Attraverso integrazioni di successo, il sistema di gestione dell’inventario può comunicare direttamente con i sistemi di backend, mantenendo la coerenza dei dati e creando un processo aziendale più snello.
Preparati ad avere una visione completa a 360 gradi del tuo inventario e della catena di approvvigionamento.
Come scegliere il giusto software di gestione dell’inventario
Vale la pena investire in software di gestione dell’inventario . Mentre è possibile gestire manualmente l’inventario, il software riduce l’inevitabile errore umano.
Ma come scegli quello che fa per te?
Ecco alcuni consigli:
- Considera il tuo prodotto : il prodotto che stai vendendo può dettare il software che acquisti. Ad esempio, se gestisci un negozio di abbigliamento, ti servirà un software che ti permetta di classificare per taglia e colore.
- Funzionalità : quali funzionalità desideri da un software di gestione dell’inventario? Hai bisogno che i tuoi dati siano sincronizzati in tempo reale? Di quanto supporto avrà bisogno il tuo team? Sei essere in grado di creare diversi modelli di ordine di acquisto per ciascun fornitore? C’è uno sconto, ci sono livelli di prezzo o una quantità di ordine minimo che deve essere acquisita per ciascun fornitore? Questi e altri fattori devono essere considerati nella decisione del software.
- Canali di distribuzione : se hai già implementato un’esperienza di acquisto omnicanale, dovrai scegliere un software che riunisca i tuoi canali in un unico posto.
- Integrazioni : la gestione di un negozio di e-commerce in genere significa che stai utilizzando molti software e applicazioni diversi per mantenerlo attivo. L’uso di un software di gestione delle scorte e dell’inventario in grado di integrarsi con i sistemi esistenti riduce al minimo l’attrito tra di loro, consentendo di mantenere l’efficienza.
Soprattutto, assicurati di disporre di un budget definito, di conoscere le integrazioni di dati necessarie e assicurati che il software scelto sia in grado di affrontare le sfide globali e quotidiane dell’inventario.
Suggerimenti utili per la gestione dell’inventario
Mentre ci saranno alcune procedure di gestione dell’inventario specifiche dell’azienda, queste otto tecniche possono aiutare qualsiasi azienda a gestire meglio il proprio inventario.
1 – Sviluppa relazioni
È fondamentale avere un forte rapporto di collaborazione con i fornitori. Quando gli articoli vengono venduti lentamente o è necessario acquistare nuovi articoli rapidamente a causa di vendite eccessive, un buon rapporto con i fornitori si rivelerà vantaggioso. Sii amichevole, impara chi sono e tieni a portata di mano le loro informazioni. Se comunichi spesso con loro, saranno più propensi ad aiutarti.
2 – Determina i livelli minimi di inventario
Un livello di inventario minimo è il minor numero di unità che devi sempre avere in stock di un prodotto. Se il tuo stock scende al di sotto o vicino al tuo livello minimo, è la prima indicazione che è tempo di ricostituire lo stock. I livelli minimi di inventario stabiliti aiutano a prevenire la carenza di articoli senza la necessità di ordinare unità in eccesso.
Numerosi fattori possono influire sul livello di inventario minimo, ma una formula standard da seguire è:
(Velocità di vendita attuale) x (il tempo impiegato dal fornitore per evadere un ordine di acquisto) = Stima di livello di inventario minimo
Che tu venda online, offline o entrambi, è fondamentale capire il tuo livello minimo. Ciò richiederà un po ‘di ricerche di mercato da parte vostra, ma in seguito farà risparmiare tempo e fatica.
3 – Classificazione dell’ inventario
Classificazione FSN
Il metodo FSN è utile per organizzare il tuo magazzino o per identificare prodotti che potrebbero essere obsoleti.
Classifica l’inventario in tre categorie:
- F come Fast Moving – referenze ad alta rotazione che si muovono velocemente.
- S come Slow Moving – referenze a bassa rotazione.
- N come Non Moving – referenze ferme o deprezzabili
Maggiore è la permanenza di un oggetto nell’inventario, più lento è il movimento. I prodotti classificati come N possono essere valutati attentamente per determinare se devono essere sospesi o se devono essere liquidati.
Classificazione ABC
A complemento del metodo FSN, è possibile utilizzare la tecnica ABC per organizzare il magazzino in modo appropriato. Esegui un’analisi ABC per identificare ciò che deve essere prioritario nel tuo inventario.
Classifica il tuo inventario in queste tre categorie:
- A – Prodotti che vendono frequentemente (rapido)
- B – Prodotti che vendono a un ritmo moderato (movimento lento)
- C – Prodotti che vendono a un ritmo più lento (non in movimento)
Gli articoli con lo spostamento più rapido nell’inventario devono essere posizionati vicino all’area di gestione temporanea, di spedizione e di ricezione, come mostrato nel diagramma qui sotto. Ciò ottimizza il lavoro di magazzino durante la raccolta dei prodotti, aumentando la produttività e alla fine portando a costi ridotti.
Considera anche queste ulteriori classificazioni.
Classificazione HML
In base al valore unitario in Euro del riferimento.
- H – High Value – Valore alto
- M – Medium Value – Valore medio
- L – Low Value – Valore basso
Classificazione XYZ
In base al valore dello stock di magazzino (non del valore unitario)
- X – Valore alto
- Y – Valore medio
- Z – Valore basso
Classificazione VED
A seconda dell’importanza dei riferimenti. È ampiamente usato nei pezzi di ricambio o nelle materie prime nelle catene di produzione.
- V – Vitale
- E – Essenziale
- D – Desiderabile
4 – First In, First Out (FIFO)
Il primo che entra è il primo che esce. Nella gestione delle scorte, le scorte più vecchie devono sempre essere spedite per prime mentre le scorte più recenti devono essere vendute per ultime. Questo è fondamentale per gli articoli con date di scadenza, come il cibo.
Ma anche senza merci deperibili, le scatole che rimangono troppo a lungo nell’inventario possono essere usurate e danneggiate.
Quando nel tuo magazzino si riceve un nuovo ordine, assicurati che i vecchi prodotti siano posizionati davanti alla coda per essere evasi.
5 – Last-In-First-Out (LIFO)
L’ultimo che entra è il primo che esce. Conosciuto come metodo di inventario LIFO, last-in-first-out è il migliore per le aziende che vendono beni non deteriorabili. Pensa alle attività di vendita al dettaglio e agli e-commerce che vendono scarpe, vestiti e mobili. È l’opposto di FIFO, garantendo che gli articoli più recenti acquistati vengano venduti per primi.
LIFO potrebbe essere utile se i costi di inventario continuano ad aumentare perché si presume che prima spedirai gli articoli più costosi. Ciò si traduce in maggiori costi segnalati e minori profitti.
Se questo è l’approccio che vorresti adottare, investire in un forte sistema di gestione dell’inventario può aiutarti a gestire i tuoi costi fluttuanti.
6 – Gestisci i resi in modo efficace
Un grosso problema affrontato da molte aziende è la gestione dei resi. Se è necessario rifornire nuovamente un articolo indesiderato, assicurarsi che tutti i sistemi di etichettatura siano in atto in modo che il prodotto possa essere riconfezionato. Se il prodotto deve ora essere contrassegnato come usato o rinnovato, è necessario classificarlo in modo appropriato.
Se lo stock è stato restituito perché difettoso, assicurati di non regolare i livelli di stock verso l’alto. Piuttosto, contatta i tuoi fornitori e riconcilia il problema con loro, sia che ti rimborsino per il prodotto difettoso o che lo sostituiscano.
7 – Dropship
Il dropshipping può essere un’opzione utile nel tuo approccio di gestione dell’inventario perché, in teoria, significa che non hai un inventario da gestire. Questo è vero se fai affidamento su un fornitore come Alibaba dalla Cina o altri fornitori.
L’avvertenza è che se ti affidi a un solo fornitore, potrebbe esaurire le scorte o interrompere un prodotto popolare.
D’altra parte, se si fa affidamento su più di un fornitore, ci sono meno possibilità di imbattersi in uno scenario in cui non è possibile accedere allo stock per un prodotto. In entrambi i casi, i dropshipper devono compiere un atto di bilanciamento tra la soddisfazione dei propri clienti e l’assicurazione che non si esauriscano le scorte.
Se vuoi vendere un prodotto, ma non vuoi o non puoi gestire direttamente lo stock, puoi considerare di lavorare con un dropshipper.
8 – Approfitta della tecnologia
La tecnologia si sta rapidamente espandendo nel settore dell’e-commerce, nella vendita su marketplace e nella gestione del retail.
Anche se non è facile adattarsi a questi cambiamenti tecnologici nella gestione dell’inventario, le aziende non possono permettersi di aspettare ancora.
La crescita delle vendite online e la inevitabile concentrazione su grandi player, prevede un aumento del numero di SKU trattati, il che significa che aumenta il numero di unità da gestire.
Ma anche per chi non fa parte dei top player, la permanenza in attività si fisserà anche in investimenti tecnologici di gestione dell’inventario. Si tratterà non solo di vendere di più, ma di ridurre gli errori, abbassare i costi e sincronizzate l’inventario su più canali.
Conclusione
Se vuoi continuare a vendere online e a far crescere la tua attività DEVI investire nella gestione dell’inventario. Scegli le tecniche che sono adatte al tuo modello di business, investi nel software adatto alla tua azienda, evita gli ostacoli.
